Qui n’a jamais été assommé par une présentation PowerPoint ? Qui n’a jamais piqué du nez devant ces diaporamas remplis de textes compacts, de graphiques illisibles et d’animations ridicules ? A croire que ce logiciel est l’assurance de réunions soporifiques… En réalité, c’est plutôt la façon dont on s’en sert qui est à remettre en cause. Car bien utilisé, PowerPoint constitue un formidable outil pour dynamiser vos interventions et bien plus encore.
PowerPoint : un support de présentation mal exploité
Créé en 1987, PowerPoint est un logiciel de présentation édité par Microsoft. Son objectif est d’aider à la communication en entreprise. La projection de diapositives (slides) durant une intervention a pour but d’appuyer les propos d’un conférencier en partageant certaines données avec l’auditoire. En ajoutant un support visuel aux discours, PowerPoint devrait dynamiser les présentations. Mais dans les faits, le recours au logiciel se transforme souvent en séance de torture pour le public…
Un contenu peu pertinent
Que celui qui n’a jamais rêvé d’abréger ses souffrances devant un exposé PowerPoint lève la main ! Beaucoup se ressemblent : une (trop) longue suite de slides présentant d’interminables listes à puces ou des schémas tellement détaillés qu’ils en deviennent incompréhensibles. D’ailleurs les intervenants vous disent généralement qu’il ne sert à rien de tout retenir… Et c’est là que le bât blesse. S’il n’est pas utile de retenir l’information, pourquoi la partager ? On voit bien que ce n’est pas le logiciel qui rend les présentations ennuyeuses mais la façon dont il est utilisé.
PowerPoint n’est pas un prompteur…
Alors qu’il devrait apporter une plus-value à leur présentation, souvent les intervenants ne se servent de PowerPoint que comme d’un prompteur. Ils se contentent de lire les slides les uns après les autres… Or, « les gens lisent plus vite que vous ne parlez. Cela signifie que vous êtes inutile », souligne Alexei Kapterev, consultant en communication qui a pour la première fois évoqué le syndrome de « mort par PowerPoint » dans une présentation diffusée en 2007 sur Slide Share.
… ni une béquille pour orateur timide…
PowerPoint sert également fréquemment de paravent derrière lequel se cachent les interlocuteurs mal à l’aise en public. Signe distinctif ? On ne voit généralement que l’arrière de leur crâne puisqu’ils se concentrent sur leurs slides dans le but d’éviter tout contact visuel avec leur auditoire.
Ce genre de présentation est généralement d’un ennui mortel. Mais là encore, le logiciel n’y est pour rien. C’est l’orateur qui n’est pas à la hauteur.
… et encore moins un dispositif pyrotechnique !
PowerPoint dispose d’une large palette de fonctionnalités pour rendre chaque présentation unique : choix des polices, des couleurs, des transitions entre les slides, création d’animations… Si ces outils peuvent être intéressants dans certains cas, en abuser est néfaste. Transformer vos slides en feu d’artifice pourrait nuire à votre propos en détournant inutilement l’attention de vos interlocuteurs… voire les faire douter du sérieux de votre démarche.
Les bonnes pratiques pour ne pas faire mourir d’ennui votre audience
Bien utilisé, PowerPoint pourra vous aider à captiver votre public. Mais il ne fera pas tout. Il n’est qu’un outil au service de votre présentation. C’est donc sur elle que vous devrez vous concentrer.
Un simple support de présentation
Un document PowerPoint ne doit pas être la retranscription du discours que vous allez prononcer. Il ne sert qu’à soutenir votre propos en insistant sur certains points importants que votre audience doit retenir.
Pour réaliser une bonne intervention, vous devez donc disposer de deux documents distincts :
- les notes détaillées de votre discours que vous seul pourrez voir ;
- la présentation PowerPoint qui présentera au public uniquement les notions marquantes.
Du contenu utile
Oubliez les pavés de texte illisibles depuis le fond de la salle, les tableaux croisés dynamiques à 15 colonnes et les alignements de graphiques colorés incompréhensibles. Faites simple. De toutes les données que vous avez compilées, n’affichez que celles qui présentent un réel intérêt pour votre auditoire.
Une seule information par slide
Pour plus d’impact auprès de votre assistance, prenez l’habitude de ne mettre qu’une seule information par slide. Ainsi l’attention de votre public sera concentrée sur votre message.
Une image vaut mille mots
Croyez bien que ça me fait mal de l’écrire, mais en ce qui concerne les présentations PowerPoint, mieux vaut miser sur l’image que sur les mots. Car rappelez-vous que le logiciel est un outil de représentation visuelle du contenu de votre exposé. De belles photos pertinentes accompagnées de quelques mots-clés inscrits en gros caractères auront plus d’impact qu’un paragraphe de texte.
Vive la sobriété
Ne transformez pas votre présentation PowerPoint en sapin de Noël ! Pour un rendu professionnel, limitez le nombre de couleurs, de polices d’écriture et d’effets visuels.
Répétitions avant la grande première
Plus que la présentation PowerPoint, c’est l’aisance de l’orateur qui fera la qualité d’une intervention. Alors une fois que votre discours et vos slides sont prêts, répétez en condition réelle pour être à l’aise le jour J.
N’oubliez pas non plus de vérifier le bon fonctionnement du matériel avant votre intervention. Inutile de rajouter du stress au stress…
Un logiciel multitâches
S’il est généralement utilisé comme support de présentation pour animer une réunion, le logiciel PowerPoint peut également avoir d’autres emplois.
Création de documents au format PDF
Si vous souhaitez créer un document à imprimer au format paysage, PowerPoint s’y prête particulièrement bien. Grâce au menu « Création », vous pouvez réaliser les mises en page de votre choix et utiliser les diapositives comme autant de pages pour votre document. Enregistrez-le ensuite au format PDF pour obtenir la présentation de vos rêves.
C’est ce que fait Marion Giroudon, la consultante et formatrice en stratégie digitale derrière le site Super Freelance, avec le modèle de proposition commerciale qu’elle met à disposition de ses abonnés. Ce document (testé et approuvé) destiné à convaincre vos prospects est réalisé à partir d’un modèle PowerPoint.
Création de vidéos
PowerPoint offre également une solution à ceux qui souhaiteraient réaliser des vidéos sans logiciel dédié, à partir de textes, de gifs, d’images et de musique. En introduisant des animations dans les éléments et des enchaînements entre les différentes slides, il est possible de créer de petits films très impressionnants. Pour savoir comment vous y prendre, je vous conseille le tutoriel (bluffant) réalisé par Nadine Tchepannou de Zenu Académie.
Les vidéos ainsi réalisées peuvent être postées sur Youtube ou servir à animer vos réseaux sociaux. Cette technique est également utilisée dans de nombreuses formations en ligne.
On récapitule !
Le logiciel PowerPoint est souvent accusé de rendre soporifiques voire mortelles, les réunions qu’il est censé animer. Mais :
- c’est l’utilisation qui en est faite qui transforme les présentations en séances de torture ;
- PowerPoint n’est qu’un outil au service de son utilisateur. C’est l’aisance de l’orateur qui fait la qualité de la présentation ;
- quelques ajustements dans la création de vos slides vous permettront de captiver votre audience plutôt que de la désespérer ;
- le logiciel peut avoir bien d’autres utilisations que sa fonction initiale.
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Photo d’entête de Danielle MacInnes sur Unsplash
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Super!
J’adore vos articles. Ils sont drôles, bien rédigés..quelle plume ?. Bourrés d’astuces dont on peut s’inspirer, faciles à lire.
Top !
Merci beaucoup Leila pour tous ces compliments.
Et je suis ravie que le articles puissent vous aider.