Quand on a beaucoup d’informations à communiquer sur son entreprise, le dossier de presse est l’outil idéal pour le faire. Mais pour séduire les journalistes et les inciter à vous consacrer un sujet, ce document doit être attractif et pertinent. Voici 5 questions à vous poser avant de vous lancer dans sa rédaction.
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Un outil de communication
Principalement destiné aux journalistes, le dossier de presse est un outil au service de la communication d’une entreprise. Bien fait, il pourra générer des retombées médiatiques gratuites pour son émetteur (articles dans les journaux, reportages radio ou télé…).
Plus conséquent qu’un communiqué de presse, il offre des informations détaillées afin de proposer une vue d’ensemble de la société ou d’un événement qu’elle organise.
Pas un catalogue publicitaire
Comme pour tous les supports adressés aux médias, il est important de ne pas adopter un discours commercial lors de la rédaction d’un dossier de presse. Le ton doit être factuel et objectif et le contenu pertinent.
Quand rédiger un dossier de presse ?
Quand l’information le justifie
Si toutes les entreprises ont besoin de communiquer, faire croire qu’elles doivent toutes se doter d’un dossier de presse serait abusif. Quand vous avez une information à faire passer, déterminez d’abord le support qui s’y prêterait le mieux :
- une promotion éphémère sur l’un de vos produits peut être annoncée à l’aide d’un flyer ou d’une publication sur les réseaux sociaux.
- pour avertir de la création d’une petite entreprise, de l’embauche d’un nouveau collaborateur, de l’ouverture d’un magasin… un communiqué de presse, plus succinct, peut suffire.
- la promotion d’un événement majeur ou la présentation détaillée de votre savoir-faire requiert en revanche un dossier de presse.
Tout l’enjeu est d’adopter la présentation qui sera la plus à même d’intéresser les journalistes. Largement sollicités et destinataires de plusieurs dizaines de dossiers de presse chaque mois, ils n’accorderont du temps au vôtre que si la lecture en vaut la peine.
Quand vous organisez un événement
Je parle d’un événement conséquent, bien sûr. Le loto paroissial ou la vente de crêpes sur le parking de l’école ne rentrent pas dans cette catégorie… En revanche, si vous organisez une conférence de presse, un voyage de presse, une assemblée générale, un colloque, un festival… le dossier de presse a toute sa place.
Il permettra de compiler les informations importantes pour les journalistes. Ils pourront ainsi annoncer l’évènement en question si vous leur fournissez le dossier en amont, préparer une interview ou vérifier des données chiffrées.
Quand vous souhaitez disposer d’un document de présentation
En dehors d’un événement ponctuel, se doter d’un dossier de presse peut être intéressant pour une entreprise. En fonction de votre originalité, de vos succès (mais aussi de vos déboires parfois) ou parce que votre activité résonne avec l’actualité du moment, des journalistes pourraient être amenés à vous contacter sans que vous les ayez sollicités au préalable.
Disposer d’un document de présentation de votre société vous aidera à mieux leur répondre. Ce genre de dossier de presse intemporel constitue un dossier de fond dans lequel vous pouvez dévoiler l’histoire de votre entreprise, ses valeurs, ses missions et ses réussites.
Que mettre à l’intérieur ?
Contrairement au communiqué de presse dont la forme est très contrainte, la réalisation d’un dossier de presse est assez libre et dépend du sujet traité. Voici toutefois quelques grandes lignes à respecter.
Une taille extensible… mais pas trop
Un bon dossier de presse ne doit être ni trop court (sinon c’est un communiqué), ni trop long (sinon il risque de ne pas être lu). Une moyenne d’une dizaine de pages est un bon compromis. Cela dit, inutile de tirer à la ligne si vous n’avez rien à dire ! Cinq à six pages peuvent suffire. Et à l’inverse, ne vous bridez pas inutilement si vous avez de nombreuses données intéressantes à communiquer.
Retenez que les informations doivent être complètes mais synthétiques, vérifiables, exactes et pertinentes.
Les incontournables
Même si la structure d’un dossier de presse varie en fonction des besoins de l’entreprise, les journalistes s’attendent à retrouver certaines informations :
- la page de garde doit comporter la mention « Dossier de presse », le nom de l’entreprise et son logo, la date de publication, un titre et, cerise sur le gâteau, un visuel attractif.
- un sommaire pour accéder facilement aux données recherchées.
- une page d’introduction pour synthétiser les principaux éléments du dossier.
- une page contact pour joindre facilement l’interlocuteur approprié en cas de demande de rendez-vous ou de renseignements complémentaires.
Le corps du dossier
Alors là, c’est freestyle ! Le contenu de votre dossier de presse doit s’adapter à vos besoins de communication. Voici quelques idées qui pourront vous inspirer :
- l’histoire de la création de votre entreprise. Le storytelling n’est pas réservé au web !
- les dates clés de votre évolution.
- les missions et valeurs de l’entreprise présentées par son dirigeant.
- les produits et services que vous proposez.
- les récompenses que vous avez reçues.
- les chiffres clés de votre activité (chiffre d’affaires, nombre de salariés, délais de fabrication, tarifs, volumes de production…).
- la présentation de votre équipe.
- s’il s’agit d’annoncer une manifestation: le programme, les intervenants, les tarifs et modalités d’inscription…
- s’il s’agit du lancement d’un projet: les étapes prévues, le budget, les échéances, les résultats attendus…
- s’il s’agit d’une assemblée générale: le discours du président, le rapport d’activité, le rapport moral…
La forme
Rédigez votre dossier de presse au présent et utilisez des phrases courtes et simples. Bannissez le jargon technique propre à votre secteur d’activité. L’objectif est de vulgariser l’information pour qu’elle puisse être reprise facilement par les médias. Lorsque vous utilisez des sigles, expliquez-les.
Consacrez une page (ou plus) par sujet traité. Structurez votre contenu avec des paragraphes, des titres et des sous-titres pour rendre la lecture plus agréable. Dans le même esprit, n’hésitez pas à illustrer vos propos avec de belles photos, des graphiques, des schémas ou des infographies.
Respectez la charte graphique de votre entreprise pour la mise en page.
Le petit plus
Prévoyez des photos de qualité, voire des vidéos, pour les journalistes qui en feraient la demande. L’idéal est que les visuels soient réalisés par un professionnel et qu’ils aient une taille suffisante pour être reproduits facilement quel que soit le support.
Comment bien le diffuser ?
Ciblez les destinataires
Si vous envoyez votre dossier de presse par courrier ou par mail, sélectionnez uniquement les médias qui traitent de votre thématique. Par ailleurs, veillez à l’adresser nommément à un journaliste bien identifié pour augmenter vos chances d’être lu. En fonction de votre secteur, vous pouvez également le faire parvenir à des blogueurs spécialisés ou à des influenceurs.
Lors d’un envoi informatique, optez pour le format PDF en vous assurant que le copier-coller soit possible.
Pensez aux délais
Si votre dossier de presse vise à annoncer une manifestation, envoyez-le suffisamment tôt aux rédactions. La dead-line des différents médias sera fonction de leur périodicité.
Prévoyez assez d’exemplaires
Si vous distribuez votre dossier de presse au cours d’une manifestation, soyez sûr d’avoir suffisamment d’exemplaires papier pour tous les journalistes qui seront présents. Il n’y a rien de plus rageant que de repartir d’une réunion sans ce document bien utile pour rédiger un article…
D’ailleurs, même si vous avez remis un dossier à chaque journaliste, n’hésitez pas, à l’issue de la manifestation, à leur renvoyer à tous au format PDF. Très utile pour les étourdis qui auraient égaré leur exemplaire papier ou pour les adeptes du copier-coller !
Certaines entreprises optent pour la remise d’une clé USB contenant toutes les informations (dossier de presse + visuels) lors de l’événement. Un moyen de faire un petit cadeau publicitaire au passage…
Mettez-le à disposition sur votre site internet
Si votre dossier de presse est intemporel, publiez-le sur votre site internet. Créez une rubrique « Presse » où les journalistes pourront le télécharger. Mettez également à leur disposition des visuels de qualité et votre logo.
Et après ?
Assurez le suivi et le service après-vente
Si vous avez adressé un dossier de presse à un journaliste et qu’après un délai raisonnable, vous n’avez aucune nouvelle, n’hésitez pas à lui envoyer un second message pour lui demander s’il compte consacrer un article à votre entreprise. S’il ne vous répond toujours pas, lâchez l’affaire. Le sujet ne l’intéresse tout simplement pas.
A contrario, si un journaliste revient vers vous, soyez disponible pour répondre rapidement à ses demandes de renseignement, d’interview ou de rendez-vous.
Dites merci !
Quand un journaliste publie un article sur votre entreprise, remerciez-le. Ça fait toujours plaisir ! Et s’il garde un bon souvenir de vous, il pourra peut-être vous recontacter à une autre occasion.
Capitalisez sur votre nouvelle notoriété
On parle de vous ? Dites-le partout ! Faites une publication sur vos réseaux sociaux en citant, voire en publiant l’article consacré à votre entreprise. Affichez-le également sur votre site internet. La preuve sociale est puissante auprès de vos prospects.
Mettez à jour les données
Même intemporel, un dossier de presse peut devenir obsolète s’il n’est pas mis à jour régulièrement. Changement dans l’organigramme de votre entreprise, augmentation de la production ou du chiffre d’affaires, abandon d’une branche d’activité… à chaque évolution, pensez à faire évoluer le document en conséquence.
On récapitule !
Un dossier de presse peut être utile à votre entreprise si vous avez de nombreuses informations à communiquer aux journalistes. L’objectif est d’obtenir des retombées médiatiques, alors soignez ce document :
- sur le fond : donnez une information digne d’intérêt, exhaustive mais synthétique, et toujours à jour,
- sur la forme : misez sur la simplicité, la facilité de lecture et le respect de votre identité visuelle,
- adressez-le aux bonnes personnes,
- soyez réactif face aux sollicitations des journalistes,
- remerciez-les s’ils publient un article,
- communiquez sur les retombées obtenues.
Si vous souhaitez être conseillé ou si vous voulez déléguer la rédaction de votre dossier de presse, n’hésitez pas à me contacter. Nous étudierons ensemble les meilleures options pour votre entreprise.
Photo d’entête de Andrea Piacquadio sur Pexels
Ne ratez aucun article !
Abonnez-vous à la newsletter
En vous abonnant à la newsletter, vous consentez à ce qu’Atelier Plumes, en sa qualité de responsable de traitement, collecte vos données afin de vous envoyer des communications par voie électronique. Vous pourrez vous désabonner à tout moment. Pour faire valoir votre droit d’accès, de rectification, d’opposition ou d’effacement, consultez notre politique de confidentialité.